SMS i e-mail — odwołania, przypomnienia i własna treść

Po co

Koniec ręcznych wiadomości o 22:00 i zapominania o poinformowaniu rodzica — odwołanie i przypomnienia wysyłają się same, a treść maila brzmi jak Twoja klinika, nie jak domyślny szablon systemu.

SMS przy odwołaniu — ścieżka kliknięć

1. Otwórz kartę sesji w kalendarzu i kliknij Odwołaj.
2. Planote informuje wprost, że anulowanie wyśle SMS o odwołaniu do opiekuna (numer jest już w kartotece dziecka) — dodaj krótką notatkę i potwierdź.
3. Administracja → SMS pokazuje historię wysyłki: numer, status i zużycie limitu SMS w miesiącu.

Notatka

SMS o odwołaniu leci tylko przy zwykłym odwołaniu — nie przy oznaczeniu sesji jako no-show.

Tutaj pojawi się film: Odwołujesz zajęcia — rodzic dostaje SMS w sekundę

Nagranie w przygotowaniu — wraca w tym miejscu.

Przypomnienia o zajęciach indywidualnych — ścieżka kliknięć

1. Administracja → Ustawienia → Komunikacja → sekcja przypomnień o zajęciach indywidualnych.
2. Włącz aktywne powiadomienia i ustaw, ile dni przed zajęciami ma pójść przypomnienie.
3. Wybierz kanał: e-mail (domyślnie włączony) i/lub SMS.
4. Wybierz godzinę wysyłki: albo ta sama co godzina zajęć, albo stała godzina niezależna od terminu (np. zawsze 9:00).
5. Zapisz — opiekunowie dostają przypomnienia automatycznie, bez ręcznej wysyłki.

Przypomnienie zawiera link, w który rodzic klika bez logowania, żeby potwierdzić obecność albo zgłosić nieobecność wprost z wiadomości. Odpowiedź widać od razu na karcie sesji przy dziecku jako chip: Potwierdzone, Odwołane albo Oczekuje, dopóki rodzic nie zareaguje.

Tutaj pojawi się film: Planote — automatyczne przypomnienia o zajęciach: e-mail, SMS i stała godzina wysyłki

Nagranie w przygotowaniu — wraca w tym miejscu.

Szablony treści SMS i e-mail — ścieżka kliknięć

Treść automatycznych wiadomości (przypomnienie, odwołanie) nie musi zostać domyślna — w tej samej zakładce Komunikacja edytujesz własne szablony, osobno dla SMS i dla e-maila.

1. Administracja → Ustawienia → Komunikacja → sekcja Szablony SMS (albo Szablony e-mail niżej) → Nowy szablon.
2. Wybierz typ szablonu: Przypomnienie, Odwołanie, Pierwsza wizyta albo Niestandardowy.
3. Nadaj szablonowi nazwę, a przy e-mailu też Temat wiadomości.
4. Treść wiadomości — użyj placeholderów {imię}, {data}, {godzina}, {typ_zajec}, {adres}, {podpis}, {terapeuta}, które Planote podstawi automatycznie przy wysyłce.
5. Zapisz. Możesz mieć kilka szablonów tego samego typu — oznacz jeden jako domyślny, żeby to jego treść system użył przy automatycznej wysyłce.

Tutaj pojawi się film: Szablony SMS i e-mail w Planote — przypomnienie, odwołanie, pierwsza wizyta

Nagranie w przygotowaniu — wraca w tym miejscu.

Własna treść maila zaproszenia — ścieżka kliknięć

1. Administracja → Szablony e-mail → zakładka Rodzic / Opiekun — to list, który idzie razem z zaproszeniem do portalu.
2. Powitanie / nagłówek — pierwsza linijka, którą rodzic widzi po otwarciu wiadomości.
3. Treść główna i tekst przycisku (np. „Aktywuj konto” zamiast pustego „kliknij tutaj”).
4. Podgląd — zobacz wiadomość dokładnie tak, jak zobaczy ją rodzic.
5. Wyślij testowy — próbna wiadomość na Twoją własną skrzynkę, żeby ocenić brzmienie przed wysyłką do prawdziwych rodziców.
6. Zapisz szablon — od teraz każde zaproszenie idzie z tą treścią.

Tutaj pojawi się film: Szablon maila zaproszenia w Planote — własny tekst, podgląd i test

Nagranie w przygotowaniu — wraca w tym miejscu.

FAQ

Czy SMS o odwołaniu można wyłączyć? Wyłączniki SMS znajdziesz w zakładce Komunikacja (Administracja → Ustawienia) — możesz wyłączyć poszczególne typy powiadomień niezależnie.

Co jeśli chcę różne treści maila dla terapeuty i dla rodzica? Szablony e-mail mają osobne zakładki per rola (Rodzic / Opiekun, Terapeuta, a przy aktywnych instytucjach też Instytucja) — edytujesz je niezależnie.

Czy przypomnienie pójdzie, jeśli zajęcia zostały dodane mniej niż X dni przed terminem? Nie — jeśli ustawione „ile dni przed” jest dłuższe niż czas do zajęć, przypomnienie nie zdąży się wysłać w tym oknie.